5 claves para optimizar tu tiempo en la oficina



Uno de los grandes retos que enfrentan las empresas es la administración del tiempo de sus colaboradores, y es que existen muchos factores que pueden ser distractores o incluso procesos de la misma empresa que pueden estar haciendo que pierdan mucho tiempo realizando actividades que con el uso de tecnología o nuevas metodologías podrían ahorrar para utilizarlo en actividades más productivas.
En ocasiones por la misma monotonía del trabajo es difícil percibir qué cambios se pueden implementar para mejorar los tiempos productivos de todos. A continuación te daremos 5 claves que si sigues podrás obtener mejores resultados.
Clave 1: Crea listas: nuestra memoria es sin duda una gran herramienta pero no podemos confiar en que recordaremos todo, con tantas cosas por hacer durante el día es normal que se nos lleguen a olvidar algunos detalles, por eso siempre es recomendable hacer listas con base en tus necesidades. Por ejemplo si tienes que hacer varios archivos durante el día anótalos en orden de prioridad, si además tienes que realizar llamadas crea otra lista con las que tienes que hacer, así cuando te tomes un tiempo de descanso en la redacción de tus documentos puedes aprovechar para hacer esa llamada sin perder tiempo en intentar recordar qué otro pendiente tenías.
Clave 2: Reduce las reuniones: un gran problema actual es la organización de reuniones con cualquier pretexto y lejos de convertirse en algún útil se convierten en tiempo muerto para todos los asistentes. Procura minimizar al máximo las reuniones y déjalas sólo para comunicar o revisar aquella información que sólo puedes hacerlo cara a cara. Si te toca organizar una entonces trata de ser lo más práctico posible para no desviarse del tema y hazlo siempre y cuando no puedas evitarlo, piensa si puedes realizarlo a través de un correo o una llamada, si es así mejor opta por esa opción.
Clave 3: Utiliza tus tiempos muertos: existen espacios en los que prácticamente podemos quedarnos viendo al vacío y no pasa nada, por ejemplo cuando te diriges a una reunión o cuando estás esperando que te den algún documento, si es el caso intenta aprovecharlos al máximo, puedes revisar tu lista y hacer alguna actividad más sencilla, quizá te pidieron reenviar un correo, entonces solo tienes que buscarlo y hacerlo, es algo que sin duda quita tiempo pero puedes aprovechar mientras no estás haciendo algo más y podrás así quitarlo de tu lista de pendientes. No es recomendable utilizar tiempos muertos para hacer actividades que impliquen más concentración o que consultes información que por el momento no tienes, ya que si lo haces corres el riesgo de no realizar bien la tarea, dejarla a medias o incluso olvidar que la dejaste inconclusa. Mejor aprovecha estos tiempos para resolver detalles sencillos.
Clave 4: Usa las mejores herramientas: para muchas actividades cotidianas de las oficinas se requiere el uso de herramientas para realizarlas, para asegurar poder hacerlas con eficacia debes contar con buenos equipos, imagina que estás muy concentrado redactando unos correos y en eso tu máquina se apaga o tal vez te urgen unas copias y tu copiadora no tiene tinta y tienes que salir a buscar cómo hacerlo. Todo eso quita tiempo y genera frustración, por eso no dudes en asignar recursos para mantener en óptimas condiciones tus herramientas de trabajo e incluso evalúa si es necesario adquirir algunas nuevas, por ejemplo tal vez tus actividades requieren estar digitalizando documentos, si es así tal vez es momento de adquirir scanners Canon, aunque significa hacer una importante inversión a la larga verás mejores resultados tanto en recursos de tiempo como en económicos.
Clave 5: delega: es una de las habilidades más difíciles de implementar para muchas personas, pero debe ser vital que aprendas a desarrollarla. Si te cuesta trabajo pasar algunas de tus responsabilidades a otras personas puedes hacerlo poco a poco, empieza con actividades sencillas y verás cómo otros colaboradores comienzan a tomar las riendas. Antes de delegar evalúa a quién le vas a designar esas actividades y si esa persona también tiene el tiempo para hacerlo.
Al principio es normal que la persona cometa errores o que tenga dudas al respecto, así que debes ser muy paciente y brindarle tu apoyo, lo mejor es que lo capacites para que pueda sentirse más confiado y haya menos errores, pero una vez encaminado pueden ser un gran equipo. Procura no delegar actividades que requieran una revisión exhaustiva para su aprobación porque quizá te tome menos tiempo realizarlas tú.
Con estas claves seguro podrás optimizar tu tiempo y ser más productivo, no olvides tampoco revisar la automatización de procesos empresariales, aunque es una actividad que involucra a muchas áreas y quizá tú no puedas realizar grandes cambios, sí puedes centrarte en aquellas acciones que te conciernen y tratar de mejorarlas con el fin de hacer el trabajo más sencillo y rápido, recuerda que no por ser un proceso largo y tedioso signifique que está bien hecho, así que abre tu mente y anímate al cambio.


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Publicado por el 21 Jun, 2017 | Publicar un comentario



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