Cómo regular el tráfico humano en un evento



 

Organizar un evento debe ser una experiencia feliz y productiva ya sea que lo haga por negocios, por causas o por recreación. Configurar una reunión de 10-20 personas es bastante fácil, pero no se puede decir lo mismo para los eventos donde se espera que asistan cien o más personas. Las cosas pueden ser aún más complejas si no necesariamente conoce a algunos de los asistentes y la reunión se realiza por la noche.

Para desafíos como este, las soluciones efectivas de control de tráfico humano son necesarias. La verificación de la identidad, la regulación del flujo de visitantes, el orden y la seguridad se pueden mejorar en gran medida.

Entradas
La forma más sencilla de regular a los asistentes a un evento es controlar la entrada mediante tickets. Puede hacer que una porción del boleto se rasgue, corte, selle o marque de otra manera para indicar que ya se ha utilizado y no se puede reutilizar para ingresar nuevamente. Los enfoques más modernos incluyen la impresión de códigos de barras o códigos QR, que también pueden servir como pases de acceso especiales para diferentes áreas o actividades dentro del evento, dependiendo del precio del boleto.

Para los eventos que tienen actividades en el stand y obsequios, puede hacer que los boletos sean sellados o anotados para indicar que el asistente ya participó o reclamó su obsequio para evitar la redundancia. Puede utilizar este sencillo método de control de multitudes para casi todo tipo de eventos, desde ferias escolares hasta eventos de pequeñas empresas o conciertos a gran escala.

Etiquetas de identificación o pulseras
Los cordones o muñequeras con códigos de colores pueden ser de gran ayuda para monitorear la entrada y salida de personas en eventos que tienen áreas designadas o múltiples mini-eventos dentro del lugar. Los ejemplos incluyen conciertos, conferencias y convenciones.

Puede aumentar la seguridad agregando etiquetas a los cordones o pulseras. Imprima un código especial, VIP, UB1, LB1, por ejemplo, en letras grandes y en negrita para que el personal de seguridad y los acomodadores sepan dónde dirigir a los huéspedes que llegan.

Estos cordones y pulseras se pueden duplicar como parte de los kits de participación de su evento o bolsas de regalos. Incluso puede regalar múltiples baratijas, ya que estos artículos son relativamente baratos y fáciles de producir.

Preinscripción
Para eventos que tienen un período de preparación más largo, puede hacer que los invitados se registren previamente y se impriman sus nombres en la lista de invitados. A su llegada, aquellos que se preinscribieron pueden tener un carril especial para un procesamiento más rápido, por separado de aquellos que compraron boletos en una fecha posterior o in situ.

Los invitados preinscritos también pueden tener identificaciones marcadas especialmente que les den derecho a privilegios especiales como artículos premium y cumplir y saludar o firmas de autógrafos.

Este método de control de masas es ideal para conferencias y convenciones, donde los participantes pueden obtener descuentos anticipados para comprar sus boletos y el número de asientos de antemano.

Si tiene un evento relativamente pequeño que está abierto para todos, por ejemplo, un mercado de fin de semana, una feria de arte o un bazar local, puede confiar en los letreros y carteles clásicos para dirigir y “desconectar” a las multitudes en función de sus intereses.

La regulación del tráfico humano a través de pulseras de silicona puede ser tan simple como imprimir marcadores de pasillos (piense en los supermercados) con etiquetas para cada sección. Si desea dirigir el tráfico hacia una determinada dirección, por ejemplo, si desea que las audiencias vean una determinada serie de arte en un orden específico, puede crear indicadores de punto de referencia para marcar una ruta. Sus letreros también pueden seguir la ruta clásica de “Por aquí” para llevar a las personas a las diferentes atracciones, productos y stands de su evento.

Computadoras y aplicaciones móviles
Los eventos a gran escala como las convenciones internacionales pueden aprovechar los últimos avances tecnológicos para regular el tráfico humano y mejorar la seguridad. Por ejemplo, puede hacer que los huéspedes se registren a través de una aplicación móvil especialmente desarrollada que también puede albergar el manual del evento, los perfiles de los oradores y más.

Aquellos que no pueden o no pueden descargar la aplicación pueden registrarse a través de computadoras portátiles o de escritorio situadas en un área de registro designada. Solo cuando el invitado se haya registrado correctamente se le emitirá un kit de evento, identificación y otros materiales para usar en el evento.

Incluso puede subir la apuesta al emitir tarjetas RFID a los asistentes, para que pueda filtrar a aquellos que pueden ingresar al lugar, incluso sin la ayuda del personal de la puerta.

Ya sea que opte por métodos simples o sofisticados, la gestión del tráfico humano puede convertirse en una tarea más fácil una vez que haga un balance de todos los detalles relevantes del evento. No solo se trata de regular y manejar a la multitud, también se está asegurando de que tanto los asistentes como los organizadores tengan un evento seguro, libre de estrés y agradable.


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Publicado por el 08 ene, 2018 | Publicar un comentario



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