Contenedores de basura para papel confidencial



Existen situaciones en las que es conveniente conjugar las tareas de reciclado con la confidencialidad. Pensamos por ejemplo en empresas de selección de personal, administraciones públicas o empresas cotizadas en las que so generan grandes cantidades de información en papel sobre personas o procesos de la empresa que deben ser tratados con absoluta confidencialidad, bien por tratarse de datos personales, financieros, de estrategia, etc.

Durante la vida útil de los documentos, éstos se custodian en las dependencias de la empresa pero una vez finalizada esta vida útil los documentos, en muchas ocasiones, se desechan por no tener capacidad de almacenamiento para ellos. Al ser documentos confidenciales, la propia ley de protección de datos obliga a proceder a una destrucción completa de la documentación para que la información sensible, sobre todo datos personales, no pueda caer en manos de terceros.

Ademas de lo impuesto por las leyes de protección de datos, aquellos datos sensibles sobre las finanzas o funcionamiento de la empresa también es conveniente proceder a su destrucción.

El procedimiento habitual es contratar los servicios de empresa de destrucción de datos certificadas, estas empresas se comprometen a la recogida, y custodia hasta su destrucción completa de la documentación y, los restos de ésta destinarlos a procesos de reciclado. Por contrato nuestra obligación para con la documentación finaliza una vez la empresa de destrucción de datos se ha hecho cargo de los mismos y ya estan bajo su responsabilidad legal.

Por tanto para una organización que produce este tipo de documentación sensible, el proceso crítico es la recogida de esta documentación y almacenaje en un lugar seguro hasta que la empresa de eliminación la recoja y se haga cargo legalmente de ella.

Distoc Mediterráneo comercializa unos contenedores especialmente diseñados para esta recogida y almacenamiento temporal en oficinas, almacenes o zonas de trabajo. Disponemos de contenedores de basura de 120 L y contenedores de basura de 240 L en color azul, óptimos para espacios de oficina y con los accesorios correspondientes para tratamiento de información confidencial.

Para grandes productores de documentos confidenciales, también disponemos de contenedores de basura de 360 L en color azul, y grandes contenedores de 4 ruedas, contenedores de basura de 800 L y contenedores de 1100 L, todos ellos en el color azul homologado para recogida de papel y con los accesorios adecuados.

Nuestros contenedores de basura azules para recogida de documentación confidencial los podemos suministrar con una ranura en la tapa para la introducción del papel sin tener que abrir la tapa, evitando así que alguien pueda recuperar los documentos ya introducidos, o bien incluso, esa misma ranura cubrirla con un buzón metálico o de plástico que aumenta la seguridad y la estética.

Con el fin de evitar que, abriendo la tapa, se puedan retirar los documentos depositados por personal no autorizado, podemos incorporar una cerradura que cierre la tapa. Una cerradura posible es con cierre con llave triangular, la llave de uso habitual en fontanería, este sistema constituye un proceso de custodia de documentación no altamente sensible, ya que con cualquier llave triangular se puede abrir la tapa del contenedor.

Para información altamente sensible incorporamos cerradura con llave estándar, similar a las llaves de consignas o buzones de correo, estas llaves son únicas para cada cerradura, aumentando la seguridad, pero también incrementando en cierto modo la complejidad, ya que si tenemos varios contenedores, hay que tener en cuenta que cada uno tendrá su llave individual y hay que identificar cada llave con su contenedor, para ello recomendamos un código numérico  que asocie los pares llave-contenedor de forma inequívoca.

Por tanto el proceso a seguir para el tratamiento correcto de la información confidencial que deseemos destruir es, en primer lugar contratar una empresa de destrucción de documentos, la propia empresa puede instalar los contenedores, propiedad de dicha empresa y que cede al contratante para su uso durante la relación contractual, o bien esta empresa puede adquirir sus propios contenedores y ceder las llaves de apertura a gestor de destrucción de documentos.

Una vez tenemos los contenedores, equipados con ranura para papel (con o sin buzón) y cerradura de triángulo o con cierre estándar, se colocan en las zonas habilitadas próximas a la generación de documentos o a los almacenes de custodia de los mismo. Las cajas con documentos, una vez decidida su destrucción, deben ser manipuladas únicamente por personal interno de la empresa autorizado para tal fin, y, solamente por este personal, ser depositadas documento a documento en los contenedores citados, que estarán perfectamente cerrados, y cuyas llaves únicamente las tiene el personal, también autorizado, de la empresa gestora de destrucción documental.

Para finalizar, el gestor de documentos recogerá los contenedores, y los vaciará en sus propios y homologados contenedores de transporte con el fin de que los contenedores de recogida puedan quedar en su lugar de origen para seguir siendo usados. Este gestor llevará la documentación a sus instalaciones donde será destruida por medios que aseguren una eliminación completa de la información de la misma, y los restos serán llevados a plantas de reciclaje.


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Publicado por el 17 Nov, 2017 | Publicar un comentario



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