La Inteligencia en los Negocios



INTELIGENCIA EN LOS NEGOCIOS

¿Qué es Inteligencia en los Negocios?

Se puede definir que la Inteligencia de los Negocios son un conjunto de herramientas y metodologías que permiten a las organizaciones tomar decisiones tanto a niveles operativos, tácticos y estratégicos.

Para ello se requiere que en toda la organización se recaben los datos que son considerados cruciales para el negocio y por medio de herramientas informáticas se realicen los análisis de los datos y se genere información útil para la empresa.

Esta información puede ser reportada por diferentes medios como balancescorecard y sistemas ERP, CRM y otros sistemas contables o financieros. Es importante que la información que se genere se envíen las acciones correctivas o medidas a tomar para los diferentes departamentos que hay en la organización.

Finalmente, lo que se busca es que se lleve una correcta retroalimentación del negocio a los altos ejecutivos sobre el comportamiento de los diferentes departamentos de la organización y se envíen las acciones a tomar por medio de alertas o comunicados.

De igual manera existen diversos beneficios como la identificación de mejoras para el servicio al cliente y se pueden generar bases de datos de los clientes donde se aprecie como es su comportamiento en cuanto a sus requerimientos y necesidades.

Características de la Inteligencia en los Negocios

            Accesibilidad de la Información

Esta es una de las principales características que tienen los negocios que usan de Inteligencia en los negocios. Se debe de garantizar a que las personas tengan acceso a la información básica sobre el estado de la Empresa. Claro se tiene que considerar que este acceso a la información tiene que ser controlada para evitar que haya filtraciones de información vital de la empresa al exterior de la organización.

Este acceso a la información debe de ser al 100% de las personas que son de mayor confianza y de las únicas que tienen la capacidad de analizar los datos que se están recabando. Para posteriormente generar la información valiosa y de utilidad que requiere la organización para la toma de decisiones.

            Apoyo en la toma de decisiones       

Clave para el desarrollo de las empresas u organizaciones que usan Inteligencia en los negocios. Es de vital importancia que las personas encargadas de recabar los datos sean analizadas y posteriormente generar información valiosa para la empresa.

Para el análisis de los datos, se pueden emplear diferentes herramientas y metodologías que permitan obtener indicadores clave de que algo está ocurriendo de forma correcta, no funciona o pueden ser áreas de mejora.

            Orientación al Usuario final

Esta característica nos indica que las herramientas o metodologías no son complicadas de elaborar realizar o elaborar por los gerentes encargados. Esto nos indica que el análisis de la información no tiene que ser únicamente dependiente de los conocimientos del área gerencial, sino que sea un sistema de fácil comprensión y orientado a personas que con poco conocimiento sobre análisis de datos puedan ser orientadas a tomar decisiones tácticas y estratégicas básicas que la organización necesita.

En pocas palabras el sistema debe de ser fácil de comprender por la mayoría de las personas y pueden estar apoyadas por herramientas de análisis de software especializado en inteligencia de los negocios que arroje la información básica de la empresa en indicadores que muestren el estado actual y futuro de la empresa.

Elementos de la Inteligencia en los Negocios

            Multidimensionalidad

Los sistemas de Inteligencia en los negocios tienen que tener la capacidad de poder analizar datos de diferentes tipos de fuentes como escritos, tablas de Excel, diferentes bases de datos de información. Es de vital importancia que la información tiene que ser real y de confiabilidad, es importante distinguir que estos datos van a pasar por herramientas o software que busca generar información para la toma de decisiones, por lo tanto, si entra basura al sistema, va a salir basura del sistema.

            Data Mining

Por medio de las herramientas o software de análisis de la información se debe de realizar primero la clasificación de todos los datos que se están recolectando, una vez clasificados los datos se debe de poder analizar si existen diferentes tipos de tendencias (positivas o negativas) y poder realizar estadística descriptiva del comportamiento de estos datos para. Para este paso principalmente se requiere del análisis de software estadístico que pueda apreciar si hay diferentes tendencias de los datos, promedios o si se mantienen dentro de algún parámetro de datos máximos y mínimos.

            Agentes

Los agentes son todas las diferentes herramientas tecnológicas con las que se cuentan para el análisis de los datos. Estos son los encargados de buscar si existen cambios dentro de la organización o como se mencionó anteriormente realizar el data mining para identificar si dentro de los datos hay tendencias que sean positivas y negativas.

Hoy en día el uso de tecnología como computadoras, celulares y tabletas es más común en las organizaciones, si una organización no cuenta con la infraestructura tecnológica no tendría la capacidad de poder realizar este tipo de análisis.

            Data Warehouse

Se refieren a las diferentes áreas o lugares en donde la información va a estar almacenada, es importante que debe de estar 100% accesible para las personas importantes y por quienes van a estar encargados de analizar los datos y generar la información vital para la empresa.

La información puede estar almacenada en forma física (documentos o papales) o en forma digital. Lo más recomendable es que la información se trabaje de la segunda manera, de forma digital. Ya que una de las características de la inteligencia en los negocios es que analizan cantidades grandes de información y la mejor manera de trabajar con grandes cantidades de información es por medio de herramientas tecnológicas.

Proceso de la Inteligencia en los Negocios

            Fase 1 Dirigir y Planear

Esta es una de las fases más importantes en la implementación de la inteligencia de los negocios, ya que se tienen que definir por medio de expertos con conocimiento en el tema los factores o indicadores clave que se van a estar midiendo y como se van a medir estos indicadores.

Es importante que se consideren solo aquellos indicadores que son más importantes, e decir que si se tienen muy pocos indicadores es posible que los análisis que tengamos no sean muy buenos o estén incompletos. El caso contrario si se tienen indicadores de más es posible que muchos de los datos no ayuden en la toma de decisiones y se usen recursos de más para el recabado de los datos.

            Fase 2 Recolección de Información

Una vez identificado los datos más importantes o indicadores que son de vital importancia conocer del negocio, se debe de idear una estrategia adecuada para la recolección de estos datos. Es muy posible que se tengan que seleccionar responsables para este paso, es importante que las personas seleccionadas para la recolección de la información estén capacitadas para capturar la información de la forma deseada. Esta persona encargada tiene que tener la capacidad de identificar si uno de los datos es fiable o no es fiable. Por último, la persona tien que tener la suficiente destreza como para poder utilizar ordenadores e ingresar la información en los diferentes softwares de trabajo.

            Fase 3 Procesamiento de Datos

En esta etapa de la inteligencia de los negocios, los datos previamente recabados deben de ser integrados en una misma base de datos que va a ser la encargada de realizar el análisis de los datos. Por ello en esta fase lo más importante es que toda la información que se halla recabado tiene que contenerse en un mismo sistema o formato, listo para que se puedan realizar los futuros análisis de la información.

            Fase 4 Análisis y Producción

Esta es la fase en donde se realizan los análisis de los datos que fueron recabados. Este análisis es realizado con recursos tecnológicos de la organización especializados en el análisis de datos, estos pueden ser softwares estadísticos o de simulación la cuál tienen el objetivo de analizar si los datos tienen tendencias (positivas o negativas) y de calcular de forma automática indicadores clave del negocio que nos indiquen el estado actual de la organización en diferentes aspectos como los recursos humanos, financieros, ventas y de producción. Finalmente se crean reportes que son personalizados y se pueden observar las conclusiones extraídas de los datos que fueron tomados del sistema.

            Fase 5 Difusión

Con los resultados se difunden las acciones que se deben de realizar en los diferentes departamentos de la organización. La entrega de las acciones que los departamentos deben hacer están respaldados por los datos obtenidos por el sistema de recolección de datos y sirven de respaldo para la o las decisiones que se tomen en la empresa.

Niveles de la Inteligencia en los Negocios

            Nivel Operativo

Son todos los colaboradores de la empresa que realizan las labores principales de la empresa. Estas personas encargadas tienen la característica de que día a día manejan la información más importante. Principalmente esta información se encuentra localizada en hojas de cálculo o reportes que están en constante cambio o movimiento con el día a día de las operaciones.

            Nivel Táctico

En este nivel permite a las áreas gerenciales de nivel medio a consultar información de la empresa. Principalmente en este nivel ya se emplean el uso de diferentes herramientas o software capaces de realizar los análisis de la información en busca de tendencias de los datos.

            Nivel Estratégico

Este nivel va especializado a los altos gerentes o directores de la empresa, ya que el sistema arroja los principales indicadores que a nivel estratégico nos indican la dirección que la empresa puede tomar.

Dentro de este nivel estratégico entran herramientas como los balancescorecard que manejan los principales indicadores sobre la competitividad que tiene la empresa.

Estilos de la Inteligencia de los Negocios

            Scorecards y Tableros de Control

Está diseñada para los ejecutivos que requieren tener una visión general sobre de cómo se encuentra la empresa. Este tipo de Inteligencia de los negocios tiende a ser muy flexible ya que los usuarios finales pueden acceder a la información de manera rápida y eficiente en cualquier lugar que se encuentren y tengan de una buena conexión a internet de forma segura y en una gran variedad de interfaces tecnológicos.

            Enterprise Reporting

Este tipo de Inteligencia en los negocios es uno de los más populares por las organizaciones y permite tener los reportes en formatos cómodos y prácticos para analizar las operaciones diarias. Estos análisis principalmente vienen de herramientas como ERP, de sistemas CRM y otros sistemas que pueden ser contables o de facturación.

            Análisis OLAP

Este tipo de inteligencia e los negocios es de los más avanzados, ya que busca que las personas que tiene acceso a la información puedan realizar análisis más avanzados de los datos. Principalmente son analizados por especialistas en ciertas áreas y tienen los conocimientos necesarios para poder tomar las decisiones correctas para la organización.

            Alertas y Envíos proactivos

Este tipo de Inteligencia en los negocios tienen la característica de que se pueden enviar grandes cantidades de reportes a diferentes áreas de la organización o a diferentes personas importantes dentro de la organización.

De igual manera en este tipo de inteligencia de los negocios tienen la característica de que de igual manera se pueden enviar alertas sobre la ejecución de los trabajos actuales.

Resultados de Usar Inteligencia en los Negocios

            Generar Reportes Globales o por secciones

Uno de los beneficios e usar inteligencia en los negocios es la capacidad para poder generar información sobre la forma de trabajo que ha tenido la empresa. Con esos resultados las organizaciones son capaces de conocer el estado de sus departamentos en término de uso de sus recursos como humanos, financieros y productivos.

            Crear Bases de datos para Clientes

Gracias a la información recabada por el área de ventas principalmente, se pueden generar bases de datos de los clientes donde se pueden identificar los patrones de ventas que productos prefiere y como los solicita. De igual manera se pude almacenar las personas con las cuáles se tienen mayor contacto y guardar sus datos de contacto de cada uno de ellos (Catálogo de Clientes)

            Análisis Multidimensionales

Estos sistemas tienen las cualidades de poder realizar reportes o alertas para diferentes secciones o departamentos dentro de la organización, lo que permiten una administración de sus departamentos más eficientes.

            Mejorar el Servicio al Cliente

Gracias a este tipo de herramientas se puede mejorar muchas cosas para los clientes finales de la empresa. Algunos beneficios pueden ser mejores tiempos de entrega, calidad impecable y costos competitivos.

 

Referencias

Castro, J. (12 de 08 de 2015). ¿Qué es la inteligencia de negocios y cómo beneficia a tu empresa? Recuperado el 19 de 12 de 2018, de Corponet: https://blog.corponet.com.mx/que-es-la-inteligencia-de-negocios

Analítica de Retail. (13 de 03 de 2018). Cuáles son los objetivos de la inteligencia de negocios. Obtenido de Analítica de Retail: http://analiticaderetail.com/objetivos-de-la-inteligencia-de-negocios/

Riquelme, M. (7 de 07 de 2013). Que Es La Inteligencia De Negocios (Business Intelligence). Recuperado el 19 de 12 de 2018, de Web y Empresas: https://www.webyempresas.com/que-es-la-inteligencia-de-negocios-business-intelligence/

S, J. C. (05 de 2003). Inteligencia de negocios. Recuperado el 19 de 12 de 2018, de scielo: http://www.scielo.org.bo/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2077-33232003000100010

Valverde, S. P. (16 de 05 de 2016). BI Inteligencia de Negocios. Recuperado el 19 de 12 de 2018, de Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=JaDiGTMbAW8

 

Publicado por: Ing. Oscar Andrade Montiel

Estudiante de Maestría en Ingeniería Administrativa

 


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Publicado por el 08 Ene, 2019 | Publicar un comentario



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