Medidas preventivas para tu empresa en caso de incidente



Si tienes una empresa o negocio debes preguntarte si cuentas con un plan de emergencia en caso de que suceda algún incidente que afecte físicamente tu establecimiento u oficinas. ¿Qué pasaría si hubiera un incendio, una inundación o un terremoto que no te permita volver a laborar en ese sitio? ¿Te encuentras preparado para poder iniciar actividades desde otro lugar? ¿Tus archivos, documentos e información se encuentran resguardados, o los perderías por completo?

Si tus respuestas no fueron positivas es preciso que te pongas a pensar en algunas medidas preventivas para tu empresa en caso de que ocurra algún incidente o desastre natural, ya que éstos no pueden prevenirse y la única manera de afrontarlos es a través de la prevención.

La mejor manera de tener tu empresa protegida es mediante la contratación de un seguro, de esta manera podrás estar tranquilo de que obtendrás algo por tus bienes, sólo asegúrate de que el seguro tenga la cobertura que necesitas ya que hay algunos que sólo cubren daños materiales por el contenido dentro de la oficina y otros que cubren hasta el inmueble y en caso de pérdida te brindan el apoyo para rentar un lugar en lo que encuentras otro sitio.

Aunque un seguro puede representar un importante gasto debes verlo como una inversión y como un producto que te brindará seguridad y tranquilidad, sobre todo en momentos difíciles. Analiza bien antes de hacer la contratación y compara con varias opciones para asegurarte de elegir la correcta para ti.

Con la adquisición de un seguro tienes cubierta una parte de la seguridad de tu negocio, lo que faltaría resguardar es la información que generas durante las actividades diarias, ya sea reportes, facturas, recibos, documentación oficial, fotografías, planos, contratos, pólizas y todos aquellos documentos de la operación diaria de tu empresa, de tus proveedores, socios y clientes.

Esto es el activo más importante que tiene tu negocio y por lo tanto debes asegurarte de resguardarlo correctamente. La mejor manera de hacerlo es a través de la digitalización y gestión de documentos. Para hacerlo se hace la captura de la información a través de la digitalización, el almacenamiento, así como la entrega y recuperación de la misma.

Al digitalizar la información podrás estar seguro de que ésta siempre estará accesible en cualquier lugar y momento sin importar que tus equipos estén dañados, o que no puedas volver a tu oficina, además de estar resguardada estará almacenada de manera segura, así que tampoco deberás preocuparte por la privacidad.

Las herramientas que se utilizan para los proyectos de digitalización permiten conservar cualquier tipo de archivo, desde planos, fotografías, recibos, documentos contables y todos aquellos datos de valor para tu empresa. Esto no sólo te traerá un beneficio en caso de algún incidente, ya que es algo que puedes usar para el día a día de tu empresa.

Algunos de los beneficios que puedes obtener de esto es la reducción del uso de papel dentro de tu negocio, ahorrando en insumos, así como en espacios para su almacenamiento. También podrás tener centralizada la recepción de documentos físicos y electrónicos en un solo lugar de manera segura, así como el control documental de tu compañía, tú podrás seleccionar quién tiene acceso a determinados archivos y cuáles permanecen en carácter confidencial.

Existen diferentes sistemas que se pueden adaptar a las necesidades de cada empresa sin importar el tamaño de la misma. Por ejemplo si tu empresa tiene una amplia cantidad de documentos que ha generado por muchos años y requieres tenerla sólo como parte del archivo que se consulta de vez en cuando quizá te convenga utilizar un BPO o Business Process Outsourcing , éste es un sistema que permite digitalizar y almacenar cualquier tipo de información.

Esto se logra utilizando herramientas tecnológicas que permite que los archivos se conserven en excelente estado y que sea un proceso rápido. De esta manera tendrás todos los archivos almacenados en un solo lugar y podrás acceder  a ellos prácticamente desde cualquier lugar.

Pero si tu empresa requiere una mayor integración de los documentos, para crear flujos de trabajo colaborativos que además te permita hacer análisis para la toma de decisiones entonces pueden implementar un sistema llamado OnBase, el cual está diseñado para  controlar todo los flujos documentales, pasando por todas las etapas del mismo desde la captura, gestión, acceso, integración, análisis y almacenamiento, teniendo acceso directo a la documentación necesaria, en el momento en que así se requiera.

Este tipo de solución ayuda a evitar retrasos en los procesos y automatiza las actividades para que los colaboradores tengan un mejor aprovechamiento de sus tiempos. Además es muy sencillo de usar por lo que no se requiere de un experto en el tema y como un plus adicional permitirá diseñar reportes para analizar el estado de la operación y tomar decisiones que mejoren e impulsen el crecimiento de la empresa.


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Publicado por el 25 Oct, 2017 | Publicar un comentario



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