Sistemas para automatizar los procesos de tu empresa



Los beneficios que la tecnología ha traído a nuestra vida cotidiana son amplios y evidentes, y los cambios que ha impulsado en las empresas también son notables, logrando automatizar procesos, reducir costos y hacer más eficiente el trabajo de miles de personas.

Antes de la inclusión de la tecnología en los espacios de trabajo, las tareas administrativas requerían una dedicación de mucho tiempo y de muchas personas involucradas, había áreas completas destinadas a cumplir con estas actividades, poco a poco se fueron adquiriendo equipos que facilitaban el trabajo de muchos de ellos, por ejemplo equipos de cómputo y tecnología Canon como scanner.

La inclusión fue tal que hoy en día es prácticamente obligatorio contar con sistemas informáticos y es que además las empresas no son las únicas que están implementando estos cambios, también las dependencias gubernamentales poco a poco están realizando cambios en su administración que obligarán a estar a todos en un concepto digital y electrónico.

Por ejemplo todos los trámites que ya se realizan ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como las facturas electrónicas, las declaraciones o el pago de impuestos. También dependencias de salud como el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) ha comenzado a implementar trámites de manera digital como el alta de beneficiarios del servicio.

Pero también dependencias del sector privado apuestan por esto cambios, tal es el caso de las instituciones financieras que han creado todo un sistema de banca electrónica donde se pueden realizar prácticamente cualquier tipo de transacción desde una computadora. Y muchos sistemas están optimizados para funcionar con aquellos que utilizan las empresas para hacer las tareas más prácticas y simples.

Todos estos pasos deben ser un incentivo para que las empresas y negocios estén en constante actualización para beneficio propio. Es importante que las empresas se centren en los siguientes tres puntos:

1.- Conocer las necesidades específicas de su empresa para poder implementar los sistemas que requieran y que de verdad sean un apoyo a sus actividades diarias.

2.- Contar con personal capacitado y actualizado, lo más recomendable es contar por lo menos con una persona especialista, en caso de que la empresa sea muy pequeña entonces se debe considerar tener a un asesor externo y dar capacitaciones constantes al personal.

3.- Monitorear y seguir las tendencias tecnológicas para estar siempre a la vanguardia y tener un mejor desarrollo en el negocio.

Además de estos consejos a continuación te presentaremos tres soluciones que puedes implementar de inmediato en las actividades de tu empresa, las cuales incrementarán la calidad en la efectividad y la eficacia de las cadenas productivas y administrativas de tu organización.

Estos sistemas están enfocados en mejorar la productividad, optimizar los costos a través del reemplazo de tareas que se realizan manualmente por sistemas automatizados que además garantizan una mayor seguridad en el respaldo de la información, así como en la confidencialidad de la misma.

El primer sistema es el Enterprise Content Management, es decir aquel que gestiona el contenido de la empresa utilizando tecnologías para realizar actividades como captura, gestión, almacenamiento, preservación de contenido y documentos relacionados con los procesos de la organización. Este sistema pude involucrarse en muchos procesos que pueden ir desde crear bases de datos digitales con los documentos físicos, hasta gestionar la información para colocarla en un flujo de trabajo.

Uno de los software de gestión documental más utilizados es Docuware, el cual cuenta con toda la tecnología para gestionar contenido empresarial, todo de manera personalizada con base en las necesidades y metodologías de trabajo de cada empresa.

Este software se encarga de que los documentos se recopilen, clasifiquen y editen en bandejas digitales y a su vez es archivadores digitales, además tiene funciones de indexación que permiten que cada documento que se archive sea clasificado automáticamente en el lugar correcto.

Gracias a estas funciones la localización se vuelve más ágil, por ejemplo con sólo colocar el nombre del cliente se tendrá acceso a todos los pedidos, facturas o correspondencia, además esta información se puede ver desde cualquier computadora o dispositivo móvil.

Otro de los sistemas es OnBase, el cual es uno de los programas más eficientes para la gestión del contenido, su gran ventaja es que se puede gestionar información a través de sistemas en la nube. Este sistema puede obtener información de diferentes fuentes como reportes, imágenes escaneadas o documentos de aplicaciones externas

OnBase se diferencia de otros sistemas de gestión porque desarrolló una estructura de base de datos resultante de un diseño inteligente, siempre orientando a objetivos, y que permita la integración con otras tecnologías de la información.

Además cuenta con módulos integrados como digitalización de documentos, procesador de importación de archivos, formularios electrónicos, indexación de texto, API de recuperación, habilitador de aplicaciones, reportes de excepciones, distribución de impresión, creación automatizada, publicación, retención de documentos y diseño de facturas o estados de cuenta.


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Publicado por el 30 Jun, 2017 | Publicar un comentario



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