Ventajas y Desventajas del Outsourcing



OUTSOURCING

¿Qué es el Outsourcing?

El outsourcing es una de las estrategias que usan las organizaciones en donde se externalizan procesos o responsabilidades a un tercero. Estas empresas externas pueden ser desde contratistas, consultores u otras empresas especializadas.

Para poder tomar la decisión de tomar este tipo de estrategias, se tiene que analizar cuáles son las ventajas y desventajas que se tienen. Por ejemplo: empresas de nueva creación o startups se caracterizan por tener un capital muy limitado, por lo que es muy común que este tipo de nuevas empresas utilicen servicios de outsourcing para la manufactura de sus productos o incluso servicios para el reclutamiento y selección de su personal.

El objetivo del outsourcing es claro “reducir los costos y gastos de la empresa”. A pesar de que esta estrategia permite obtener ahorros, hay que analizar muy bien cuáles son los procesos que se pueden subcontratar sin afectar los procesos, experiencia o satisfacción de los clientes.

Niveles del Outsourcing

Por niveles de outsourcing nos referimos a las diferentes maneras en la cual las empresas utilizan o incorporan el outsourcing dentro de sus organizaciones.

            Partes Complementarias

Se refiere a cuando una organización adquiere diferentes piezas o componentes de una empresa externa, para la fabricación o ensamble de un producto. Este tipo de estrategias la podemos visualizar en las empresas automotrices, los cuales usan miles de diferentes piezas de diferentes tamaños y costos. Las cuáles muchas de estas piezas son elaboradas por proveedores externos, los cuales se aseguran las ensambladoras de que estas empresas tengan ciertas características como certificaciones de calidad y un buen respaldo económico.

           Individual

Esta se refiere cuando se traslada las obligaciones de un individuo o administrador a una empresa externa. Por ejemplo, cuando se contratan los servicios de un programador de páginas web. Es decir, cuando la empresa tiene la necesidad de tener un medio electrónico en el cual se da a conocer sus productos a los clientes y opta por tener una página web. Esto acarrea diferentes costos para la empresa, que en lugar de tener que contratar a un nuevo empleado, deciden subcontratar los servicios de un programador a donde le pagan por el diseño de la página y en caso de que en un futuro necesiten realizar alguna modificación se paga una pequeña cuota adicional.

            Funcional

Este de refiere cuando las empresas tienen la necesidad de contar conocimientos, habilidades o técnicas que son especializadas y actualmente no cuentan. En este nivel entran los diferentes tipos de consultores, los cuáles son expertos diferentes áreas de las industrias y son necesarios para que una organización pueda crecer en la dirección adecuada. Los consultores pueden apoyar a optimizar áreas administrativas o de procesos, además contratar este tipo de servicios facilita que el personal que actualmente se tiene se enfoque en los procesos del día a día.

            Proceso

Este nivel se refiere a cuando las empresas confían en otras organizaciones para realizar procesos especializados que se requieren. Uno de los ejemplos más significativos, es cuando una empresa contrata los servicios de reclutamiento y selección a empresas especializadas en el tema de los recursos humanos. Esto permite que la empresa enfoque todos sus recursos a otros temas más importantes en el día a día y no perder tanto tiempo en procesos que son largos y tardados como el reclutamiento y selección de personal.

Aspectos Importantes Para Considerar

Antes de contratar un servicio de outsourcing es importante considerar los siguientes aspectos que pueden beneficiar o afectar a nuestro negocio.

            Actividades Prioritarias

Una de las reglas más básicas es analizar si el proceso que se tiene pensado subcontratar es de suma importancia para la organización. Por ejemplo, si el proceso es clave para el negocio, en ese proceso se genera todo el valor agregado para el cliente, no sería buena idea buscar el outsourcing en ese proceso. Por ejemplo, en áreas de manufactura cuando se tienen productos innovadores, patentados o secreto industrial, no sería buena idea enseñarle a una empresa externa la forma en como producirlo.

            Comentarios Positivos

Es importante asegurarnos de que la empresa que se tiene pensado contratar, ha tenido anteriormente comentarios positivos de otras empresas con las que haya trabajado. Se puede investigar si esta empresa cumple en tiempos y forma con las entregas programadas, si su nivel de calidad es la adecuada que buscamos y si tiene una buena reputación. Esto con el objetivo de asegurarnos que trabajaremos de forma adecuada con ese proveedor.

            Evaluación de Costos

Este es el principal objetivo que buscamos en un servicio de outsourcing, que sea rentable para la organización. Para ello se tiene que hacer el análisis económico de cuanto saldría trabajar por cuenta propia, contra cuanto saldría trabajar con ayuda de una empresa contratista. En algunos casos va a valer la pena contratar y en muchos otros no valdrá la pena. Posiblemente nos topemos que nuestros beneficios se verán muy reducidos y prácticamente no vale la pena invertir en un servicio de outsourcing.

            Análisis de Riesgos

Es importante analizar de que ya no tenemos control sobre los procesos en los que se contraten el outsourcing. Es posible que la empresa de servicios descuide aspectos importantes que son cruciales para la organización como la calidad. De igual manera se tiene que tener bien establecido que sucede si alguna de las partes no cumple con lo pactado o establecido.

            Investigación

Este aspecto está muy ligado con el de comentarios positivos. En él se busca conocer más acerca de la empresa que se tiene pensado subcontratar. Es importante saber si es la mejor del mercado, las ventajas y desventajas de contratar a una u otra empresa.

Ventajas del Outsourcing

En muchos de los casos, como por ejemplo las empresas de nueva creación o Startups. Utilizan el outsourcing para obtener diferentes ventajas económicas o estratégicas. A continuación, se tocarán los puntos más importantes sobre las ventajas que tiene el outsourcing en las organizaciones.

            Reducción de Costos de Manufactura

Para la producción de un nuevo producto es claro que se requieren de maquinarias o equipos para realizar su fabricación. En muchos de los casos las organizaciones no cuentan con los recursos para poder instalar toda una línea de producción. Por ello es muy común que las empresas como los startups fabriquen sus productos con empresas manufactureras externas, siendo esta la única vía que tienen para su fabricación.

            Incremento en los puntos fuertes de la Empresa

Esto hace referencia a que la organización realice los procesos que sabe qué hace de forma adecuada y delegue aquellos procesos las cuales se tiene problemas a empresas externas.

            Mayor Valor Compartido

El valor compartido Michael Porter la define cuando las empresas alinean su valor económico con su valor social. Es decir, la misión, visión de la empresa están alineadas con el beneficio del medio ambiente y la sociedad. En este caso las empresas pueden subir su nivel de valor compartido cuando consideran a los pequeños y medianos proveedores de su comunidad para satisfacer sus necesidades. De igual manera se puede capacitar y apoyar a los pequeños productores para que suban su nivel de producción y lo comercialicen con una mayor calidad

            Aumento en la Ventaja Competitiva

Es punto hace referencia cuando las empresas tienen socios comerciales que son clave para su negocio. Puede ser muy beneficioso cuando tienes a un proveedor que es líder en su industria y maneja nuevas tecnologías e innovaciones que al estar trabajando con esta empresa no tendríamos. Es importante realizar alianzas que ayuden a las empresas a diferenciar sus servicios o productos en el mercado.

            Menores Tiempos de Entrega

Uno de los objetivos que buscan las empresas es reducir los tiempos de entrega para sus clientes. Cuando una organización detecta que alguno de sus procesos es muy lento y tiene la opción de usar el outsourcing para acelerarlo, se podría analizar la viabilidad económica entre los gastos, ahorros u beneficios para sus clientes a la hora de acelerar el tiempo de entrega.

De igual manera se puede considerar la opción de contratar empresas especializadas en el servicio de paqueterías, en lugar de tener que invertir en camiones o unidades de transporte que sería muy costoso y aparte considerar los gastos por mantenimiento de esas nuevas unidades.

           Mejor uso de los recursos actuales de la Empresa

Si es claro que cualquier organización cuenta con un limitado uso de sus recursos (tiempo, recursos financieros, humanos). Por lo que las empresas pueden identificar que alguno de sus procesos es muy costoso o consume demasiado tiempo del personal para poder realizarlo. Por ello se puede tomar la decisión de utilizar los servicios de outsourcing. Un ejemplo de esto es cuando las empresas utilizan mucho tiempo y recursos para el reclutamiento y selección de su personal (procesos que tienden a ser muy largos y agotantes), si se tienen este tipo de situaciones de forma regular en la organización se podría considerar analizar la posibilidad de subcontratar este servicio con una empresa especializada en recursos humanos.

            Enfrentar Cambios en las condiciones del Negocio

Todos los negocios se encuentran en constante cambio, se realizan innovaciones, cambios externos como la política de un país e incluso cambios en las necesidades del mercado. Si un negocio va mal las pérdidas económicas pueden ser enormes. Por ejemplo, cuando se trata de meter un nuevo producto al mercado, no se tiene claro si este producto va a ser o no aceptado, ni siquiera se tiene medido cual sería la demanda que tendría. Por ello podría ser interesante buscar analizar la viabilidad de la producción inicial externa de este producto, con el objetivo de poder medir si el producto es bueno para el mercado en el cual va dirigido.

            Incremento en la Flexibilidad de la Organización

Es claro que cuando contamos con los servicios de subcontratación nos ahorramos recursos económicos, pero también tiempo y recursos humanos. Dado a que se puede contar con los servicios de outsourcing se pude tener una válvula de escape para invertir parte de nuestro tiempo y esfuerzo en atacar las demás tareas que se tienen en el día a día en las organizaciones, te enfocas en lo que eres mejor y con el tiempo suficiente para hacer de forma correcta.

Desventajas del Outsourcing

            Estancamiento de la Innovación

Es posible que cuando se usen los servicios de outsourcing se pierda la sinergia de la organización para modificar los productos o mejorarlos. Por ello es importante que una empresa este al pendiente de las modificaciones de las necesidades lo de los clientes que hay en el mercado.

            Se pierde la oportunidad de mejora de los productos y procesos

Por ejemplo, cuando se subcontrata los servicios de manufactura de un producto, la empresa dueña del producto pierde la oportunidad de mejorar los procesos de manufactura, ya que estos se realizan fuera del sistema u organización.

            Creación de un nuevo Competidor

Es verdad que el mundo de los negocios es muy competitivo y los competidores por tu mercado pueden salir de cualquier lugar menos esperado. Por ejemplo, cuando una empresa manda a fabricar alguno de sus productos con una empresa externa manufacturera, esta empresa obtiene los conocimientos necesarios para su fabricación y pueden nacer ideas de poder fabricarlo ellos mismos en su organización. Por ello es muy importante que el contrato entre ambas partes evite que la empresa subcontratista pueda fabricar el producto por su cuenta o modificarlo de alguna manera sin haber sanciones económicas o acciones legales en contra del proveedor.

            Altos costos al cambiar de empresa de servicios

Es doloroso para las empresas haber confiado por un largo periodo de tiempo algún servicio de outsourcing y por diferentes razones (desacuerdos, mala calidad, tiempos de entrega) se decida dejar de trabajar con este proveedor. Posiblemente si no se tiene los recursos para hacerlo por cuenta propia, sería un problema tratar de buscar un nuevo proveedor lo cual no sería rápido.

            Reducción de los Beneficios

Este es uno de los factores más importantes a considerar a la hora de poder decidir si es viable económicamente usar o no el outsourcing. En muchos casos subcontratar a una empresa manufacturera puede reducir muy drásticamente los beneficios esperados, pero si no se tiene el capital para invertir en los equipos necesarios para su producción, se podría considerar si conviene económicamente al largo plazo trabajar bajo este esquema o esperar el momento adecuado para tener el recurso e invertir teniendo seguro que es viable económicamente el proyecto.

            Pérdida del Control sobre la producción

Una de las desventajas del outsourcing es que se pierde ese contacto o control de los procesos, y se deja en duda la calidad del servicio o producto que se espera obtener. Por ejemplo, si se manda a fabricar ciertas piezas de un producto a un proveedor externo, la calidad de la fabricación se transfiere hacia el proveedor y dependemos únicamente de este para asegurar a nuestros clientes finales que este cumple al 100% con sus expectativas. Subcontratar los procesos de producción puede que no sea una buena idea si detrás está el nombre o marca de la organización, la cual le da a los clientes una seguridad de calidad.

Referencias

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Publicado por: Ing. Oscar Andrade Montiel

Estudiante de Maestría en Ingeniería Administrativa

 


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Publicado por el 09 ene, 2019 | Publicar un comentario



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